وفد هيئة المجتمعات العمرانية …  يتفقد الأرشيف الإلكترونى بجهاز القرى السياحية 

كتب حسني شومان

إستقبل المهندس محمد خلف الله رئيس جهاز القري السياحية، اللواء أيمن القاضي رئيس الإدارة المركزية للأمن وإزالة التعديات بهيئة المجتمعات العمرانية الجديدة وعدد من مسئولي الهيئة

أوضح رئيس الجهاز، أن الوفد إستهل زيارته بمتابعة سير العمل بأعمال الأرشيف الإلكتروني.

*الأرشيف الإلكتروني لجهاز القري السياحية

أضاف رئيس الجهاز، أن نظام إدارة الأرشفة الإلكترونية هو نظام متطور مصمم خصيصًا لإدارة الوثائق الرقمية بطريقة آمنة، حيث يهدف إلى تسهيل عملية التحول الرقمي للمؤسسات من خلال إستبدال الأرشيف الورقي التقليدي بنسخ رقمية يمكن الوصول إليها بسهولة وسرعة.

تابع رئيس الجهاز، أن نظام الأرشيف الإلكترونى تم تصميمه وتنفيذه بإستخدام أحدث التكنولوجيا العالمية من قواعد البيانات، وهو حزمة متكاملة من البرامج لإدارة وحفظ المستندات المتداولة داخل المؤسسات

واضاف خلف أن الأرشيف  يتكون من ثلاث نظم فرعية إدخال البيانات والمستندات،البحث والإسترجاع للمستندات، وإدارة النظام

،نظرًا لكبر حجم المستندات بكافة أنواعها  مستندات ، مراسلات، فاكسات، عقود داخل أى مؤسسة، ظهرت الحاجة لإستخدام برامج للأرشفة الإلكترونية

وذلك حفاظًا على مقتنيات أى مؤسسة من المستندات بكافة أشكالها من الضياع أو التلف،ولذلك تم تصميم أرشيف يصلح لجميع هذه الأغراض مستعينًا بأحدث التقنيات والوسائل المتعددة،

وإتاحة هذه البيانات والمستندات بشكل بسيط، وذلك مع إعطاء إمكانية البحث بأكثر من مدخل وأكثر من لغة  العربية والإنجليزية ،وذلك يعطى فرصة كبرى للوصول للبيانات المطلوبة بشكل بسيط ومحدد ومع إعطاء إمكانية إستعراض البيانات والمستندات.

أضاف رئيس الجهاز ،أن الأرشيف يتواجد بأكثر من شكل منها ما يعمل على حاسب شخصى واحد وبشكل مستقل  أو على شبكة من الحاسبات الشخصية (Client – Server) وذلك ليناسب كل أحجام المؤسسات وما يتوفر لها من مستندات وبيانات.

* مميزات وفوائد نظام الأرشيف الإلكترونى

وأشار خلف  إلى مميزات وفوائد النظام، هى المحافظة على المستندات والوثائق من التلف والضياع، فبحفظ الصور والوثائق الورقية بعيدًا عن متناول اليد وإستخدام النسخ الإلكترونية فى الإستعراض للمحافظة على المستندات الورقية من التآكل نظرًا للعوامل الطبيعية والإحتكاك،سهولة وسرعة البحث وإسترجاع المستندات،

أكد رئيس الجهاز، أنه أصبح الوصول إلى الوثائق والمستندات أكثر سهولة وراحة فبدلًا من إستخدام الفهارس اليدوية والبحث فى الأرفف والصناديق، يمكن عن طريق نظام الأرشيف الإلكترونى البحث الحر بإستخدام أدوات البحث البسيط والبحث الدقيق، تقليل تكاليف ومساحات الحفظ والتأمين، النظام ثنائي اللغة و يتعامل بنسبة( 100% ) مع اللغة العربية

واكد إمكانية إستخدام الملف لأكثر من مستخدم فى آن واحد،الحفاظ على سرية المستندات،المحافظة على المستندات من التزوير والعبث،سهولة ومرونة النظام، التحكم فى المستندات أثناء العرض من حيث التكبير، التصغير، التدوير، والطباعة وضع الملاحظات (للأشخاص المصرح لهم فقط) وبدون عبث فى أصل الصورة،

*يوفر نظام التخزين والمرونة في التعامل

واضاف رئيس الجهاز ان الأرشيف الإلكترونى يوفر مرونة التوسع فى عدد المستخدمين للأرشيف،كذلك يوفر التنوع في نوع المستندات التي يتم عرضها وتخزينها من مستند ورقى بكل أشكاله أو صور أو ملفات word أو excel،

كما يوفر الأرشيف الإلكترونى نظام للتخزين مرن وبسيط، حيث يتم توزيع المستندات حسب المساحات التخزينية المتاحة داخل أى مؤسسة ويعطى أيضا المرونة فى التوسع

يعتمد على أسلوب خاص لتشفير المستندات يمنع التعامل مع المستندات إلا من خلال النظام مما يتيح أكبر قدر من سرية المستندات، لا يرتبط النظام بنوع محدد من الماسحات الضوئية، يوفر نظام لحماية المستندات وتأمينها وذلك بتوفر مسار إحتياطى لحفظ المستندات كنسخة إحتياطية.